Comment choisir un logiciel GED ?

La GED est la Gestion Electronique de Documents, c’est devenu un incontournable pour bon nombre d’entreprises. En effet, la gestion des documents peut vite s’avérer chronophage. Une solution GED offre la possibilité de centraliser, organiser et sécuriser les documents en favorisant leur accès et leur partage. Il existe de nombreuses solutions de GED sur le marché, et pour faire le bon choix pour votre entreprise il est nécessaire de bien considérer un certain nombre de critères, et surtout d’opter pour un logiciel qui s’adaptera sans difficulté à votre fonctionnement. On vous en dit plus!

Logiciel de GED : définition

Un logiciel de Gestion Electroniques de Documents est un outil informatique, qui a pour fonction la gestion de l’ensemble des documents électroniques de façon sécurisée et centralisée. C’est une solution sur mesure pour une GED qualité structurée.

De cette façon, tous les documents rattachés à l’entreprise et aux salariés sont stockés dans un unique logiciel. C’est une solution performante à l’ère de la dématérialisation des documents. Un logiciel de ce type permet d’optimiser la gestion interne, en réduisant le temps investi pour ces missions.

L’une des fonctions complémentaire et déterminante est la sécurisation des dossiers archivés, en garantissant un accès permanent à tous les documents de l’entreprise.

L’intérêt d’une solution de GED

Le nombre de documents qu’une entreprise doit gérer est très conséquent, qu’importe sa taille et la nature de ses activités. Allant des contrats de travail, fiches de paie, justificatifs divers ou documents légaux par exemple.

Un logiciel de GED offre de nombreux avantages :

Centraliser un grand nombre de documents

Gagner du temps

Sécuriser les documents

Faciliter la collaboration

Augmenter la productivité

Se conformer à la législation

Réaliser des économies

Réduire l’impact environnemental de l’entreprise

Comment choisir son logiciel de GED ?

Identifier les besoins de l’entreprise

Comprendre et évaluer les besoins de l’entreprise est la première étape de la sélection d’un logiciel de GED. Déterminez le type de documents qui sera géré, le volume de documents, le nombre d’utilisateurs, et les processus relatifs à la spécificité de votre activité.

Selon la nature, la taille et les objectifs de l’entreprise, les besoins sont variables. Certaines entreprises auront besoin d’une solution qui prendra en charge des documents complexes, des flux de travail élaborés ; là où d’autres pourront se satisfaire d’un outil plus simple pour la gestion de documents standards.

Les fonctionnalités clés qui comptent pour vous

Il existe des fonctionnalités essentielles que doit intégrer la solution que vous retiendrez :

Classement et indexation 

Recherche avancée

Sécurité des documents

Gestion des versions

Automatisation des flux de travail

Certaines solutions proposent des fonctionnalités plus spécifiques, qui pourraient répondre à des nécessités précises de certaines entreprises. Vous devrez porter une attention particulière à ces fonctionnalités si vos besoins sont complexes, ou vos flux de travail caractéristiques.

Intégration avec vos systèmes de travail

Il est très important de considérer les systèmes d’intégration que proposent les logiciels que vous convoitez. Ils doivent s’adapter parfaitement à votre mode de fonctionnement et vos outils habituels. Que ce soit un ERP, un CMR ou des outils de communication interne. La transition sera ainsi fluide, et l’utilisation bien plus optimisée et naturelle.

Accessibilité et convivialité

Vous devez attendre de votre logiciel qu’il soit facile à appréhender, y compris pour les moins technophiles de vos collaborateurs. L’interface doit être conviviale et intuitive.

Par ailleurs, vos documents doivent être accessibles à tout moment, depuis tous types d’appareils, et s’adapter parfaitement à ceux-ci, qu’importe leur format (ordinateur, tablette, téléphone, …).

Coût et tarification

Le coût est bien évidemment un critère majeur, pour toute entreprise. Vous devez comparer les différentes options disponibles selon leurs tarifs et leurs modèles de tarification.

Il existe différents formats de tarification, coût fixe, coût en fonction du nombre d’utilisateurs, ou en fonction du volume de stockage par exemple.

Considérez bien tous les impacts financiers des diverses solutions, le coût initial d’acquisition et d’installation, les coûts récurrents et les frais de maintenance et de support.

Certains fournisseurs proposent des essais gratuits, saisissez ces opportunités pour tester le logiciel et confirmer qu’il est conforme à vos attentes comme à vos besoins.

Une analyse approfondie est recommandée avant de sélectionner un logiciel de GED, vous devez le confronter à vos besoins, vous assurez de la complétude de ses fonctionnalités et des possibilités d’intégration dans votre environnement de travail. Vous pouvez également opter pour d’autres outils pratiques, comme des outils « groupware » et « workflow » qui peuvent constituer des solutions alternatives ou complémentaires.

Bien choisir votre logiciel GED améliore significativement la gestion documentaire de votre entreprise, pour un gain d’efficacité et de productivité remarquable.